5 claves para organizar eventos y obtener visibilidad en redes sociales

Claves para organizar un evento y tener visibilidad en redes sociales - Influence OneResulta curioso observar cómo, pese a la digitalización de las relaciones sociales, a la incesante avalancha de contenidos procedentes de muy diversos canales y formatos, a los millones de expertos y líderes de opinión online presentes en la Red, etc. los eventos 1.0. u offline siguen siendo un foro único de aprendizaje, ideas e inspiración para cualquier profesional de Internet.
El pasado 25 de marzo se celebró la segunda edición de Influence One, el evento de Augure para los profesionales de la comunicación. En él se trataron temas tan diversos como el employer branding, la comunicación en ‘real-time’, los asuntos públicos, el marketing de contenidos o la evolución de las relaciones públicas a la relación con influencers. Y contamos con ponentes de lujo como son Juan Luis Polo de Territorio Creativo, Margarita Álvarez de Adecco, Manuel Álvarez de Havas Media, Pablo Herreros de Goodwill Comunicación o Pedro Serrahíma de Pepephone. ¿Quieres saber cómo organizamos el evento y tuvimos una gran visibilidad en redes sociales?

Con más de 4.000 menciones en Twitter y siendo trending topic nacional, uno se entusiasma por los resultados de un esfuerzo y trabajo de más de cuatro meses de organización, previsión y coordinación previa. Pero, ¿cómo se organiza un evento como Influence One?
A nosotros aún nos queda mucho por mejorar, sin embargo hay algunas cosas que tras dos ediciones de Influence One hemos aprendido a la hora de organizar eventos. Aquí van 5 consejos o claves que debes tener en cuenta a la hora de organizar tu evento:

Cuida el contenido por encima de todo

Es el elemento clave para que la gente asista a tu evento, para que lo disfruten y lo recuerden. No se trata únicamente de decir: “vamos a hablar de esto, o de aquello”, sino de montar un programa de evento que se ajuste tanto a las necesidades que tengas como organizador o marca, como a los intereses de tu audiencia o potenciales asistentes.

Por lo tanto, antes de comenzar a buscar ponentes, plantéate los siguientes puntos:

  • ¿Cuál es el objetivo para mi empresa/organización de organizar este evento?
  • ¿Qué mensaje o mensajes queremos transmitir como marca?
  • ¿A qué tipo de perfiles/target queremos atraer?
  • ¿Qué temáticas son las más demandadas o comentadas en la Red? (puedes realizar una monitorización de estos asuntos para analizar el impacto y número de menciones que reciban unas y otras en medios, blogs y redes sociales)
  • ¿Cuáles son los ponentes/marcas que más pueden aportar sobre estas temáticas específicas?

Es importante, a la hora de definir ponentes, llevar a cabo una pequeña investigación de experiencias previas en eventos de este tipo. No por traer al director de marketing de una multinacional ultra conocida, quiere decir que esa persona pueda ofrecer contenido de calidad para la temática que se le asigne. Y lo más importante: no todo el mundo puede comunicar bien sobre un escenario y con el único apoyo de una presentación…

Trabaja con un cuadro por temáticas que incluya opciones A, B y C para ponentes. De este modo podrás ir montando tu programa y asignando o descartando a profesionales para cada ponencia.

El trabajo en equipo es fundamental

Influence One, evento de marketing y comunicación de AugurePara organizar un evento, ya sea pequeño, mediano o grande, es necesario el trabajo en equipo. Existen múltiples factores y elementos de los que hay que estar muy pendiente y una sola persona no es capaz de asumir el control de todos. Es esencial que hayan varios responsables por funciones como: diseños y organización del material impreso del evento, comunicaciones a medios, contenido de las ponencias, proveedores de catering y otros temas logísticos, etc.

Antes de arrancar con la organización del evento, prepara un listado de tareas dinámico en Excel que te permita asignar responsables por cada tarea, así como personas de apoyo para aquellas que requieran un mayor desarrollo. Incluye los ‘deadlines’ para cada una de ellas y realiza un seguimiento de este modo.

Nunca dejes de comunicar

La organización de un evento de estas características implica un gran esfuerzo a todos los niveles y su éxito o fracaso depende casi al 100% de la comunicación que lleves a cabo antes, durante y después del mismo. Es importante desarrollar un plan específico por canales: medios, contenido online, social media, emailing, etc.

Plan de medios

El objetivo es convertir tu evento en noticia para los medios y blogs del sector. Esto solo lo puedes conseguir a través del contenido que ofrezcas en el mismo. De modo que si cumples con el punto uno de este post, te resultará fácil llegar a los medios de tu sector simplemente a través del contenido.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de planificar tu plan de medios?:

  • Prepara un listado de medios de tu sector que cubran este tipo de acciones
  • Anticípales la información con suficiente tiempo y ofréceles la posibilidad de llevar a cabo entrevistas con los ponentes del mismo
  • Puedes desarrollar un programa de “medios colaboradores” que implique algún tipo de intercambio. Por ejemplo, integrando la posibilidad de distribuir sus publicaciones entre los asistentes a cambio de la cobertura del evento. O bien, ofreciéndoles un valor para sus lectores: entradas gratuitas para sortear en sus medios sociales, etc.
  • Planifica una comunicación previa al evento y otra al finalizarlo: la primera es para informar sobre el contenido del mismo y para convocar e invitar a los medios del sector; la segunda debe enviarse el mismo día del evento, al finalizar, o bien a primera hora del día siguiente. Esta segunda comunicación debe incluir un resumen de lo expuesto durante tu evento, destacando lo más relevante e incluyendo todo el soporte gráfico que sea posible (fotografías, vídeos…)

Que tus canales online nunca mueran

El blog o tus canales sociales son armas fundamentales para promocionar tu evento. Nunca dejes de comunicar en ellos porque te servirán tanto para la convocatoria de asistentes previa al evento, como para resaltar el valor y éxito del mismo tras su finalización.

¿Qué debes tener en cuenta en tu plan de contenidos y social media?:

  • Disponer de una web en la que exponer toda la información y contenidos del evento será muy importante. Lo ideal es desarrollar una landing page específica a la que la gente pueda llegar rápidamente para registrarse, consultar la localización o informarse sobre el contenido. Además, esto te permitirá disponer de una URL directa a la que podrán enlazar otros medios o blogs externos que contribuyan a la promoción del evento.
  • Planifica un plan de contenido en tu blog desde el minuto 0 de tener tu programa definido. Es importante comunicar con la máxima previsión posible para conseguir alcanzar tu objetivo de asistentes. Por ello, recurre a los ponentes de tu programa para desarrollar contenidos en las semanas previas. En Influence one por ejemplo, publicamos varias entrevistas a ponentes que incluían vídeos cortos en los que anticipaban a modo de resumen, la temática de su ponencia o mesa redonda. Es el caso de esta entrevista a Margarita Álvarez, directora de marketing y comunicación de Adecco: “El marketing es el arte de caer bien”
  • Mantén vivas tus redes sociales durante toda la campaña. No se trata de publicar un tuit diario, sino de preparar un buen plan de social media que incluya las ‘call to action’ para el registro (a través de imágenes creativas en Twitter, promoviendo un listado de gente que asistirá a tu evento, etc.), la cobertura durante el evento (publicaciones del contenido de las ponencias, de momentos en el backstage, creación de vídeos en Vine o Instagram, etc.) y por supuesto, la distribución posterior de contenidos que se vayan publicando. Es importante que toda tu comunidad se entere de que vas a organizar este evento porque nadie mejor que ellos, estarán interesados en formar parte del mismo.

Es un buen momento para hacer Influence Marketing…

Los influenciadores de tu sector juegan un papel fundamental en este tipo de eventos. De hecho, según el I Informe sobre Marketing de Influencers que se publicó en 2014, un 50% de los profesionales de la comunicación y el marketing considera “estratégico” el papel de los influencers en la organización de eventos.

Si el contenido es de calidad, a ellos les interesará asistir. Por lo tanto, recompensa a tus influencers más cercanos invitándoles a tu evento y por qué no, trata de organizar alguna experiencia especial (nosotros hicimos un ‘afterwork’ con Heineken) en el que puedas interactuar con ellos, hacer algo de networking…

Si muchos de ellos son además blogueros, ofréceles también la posibilidad de un número X de entradas para sortear entre su comunidad. Se trata de que ofrezcas valor a su audiencia en una relación ‘win-win’ constante.

Originalidad…

Es el punto básico para organizar cualquier tipo de evento. Últimamente son muchos los foros de este tipo que se celebran sobre distintas temáticas especializadas del sector de Internet. Probablemente encontrarás competencia, por ello, lo esencial es buscar la originalidad: en tu contenido, en el modo de hacerlo llegar a la audiencia, en la localización, en la estructura, en los espacios de networking… ¡En lo que sea! Organiza una sesión intensa de braimstorming con tu equipo y ¡dejad volar vuestra imaginación!

Estos son solo algunos puntos que considero importantes y a tener en cuenta a la hora de organizar eventos. ¿Tú también has podido organizar algún evento de estas características?, ¿qué otros aspectos consideras relevantes? 😉

1 comentario


  1. // Responder

    Me parece una muy buena idea lo de ofrecer la posibilidad a medios de tu sector de realizar entrevistas a los ponentes del evento para conseguir así publicidad.

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